Wer im Außendienst tätig ist, der hat viele Kundenbesuche zu machen benötigt daher einen guten Routenplaner. Mithilfe einer funktionalen Tourenplanung lassen sich die Kosten erheblich senken, was sich wiederum positiv auf die Effektivität auswirkt. Aus diesem Grund spielt die Tourenplanung eine wichtige Rolle bei Handelsvertretern und anderen Außendienstlern. Spezielle Verfahren im Rahmen der Außendienst Tourenplanung gewährleisten ein optimales Routing sowie die sogenannte Clusterung. Unter Clusterung wird das Zusammenfassen von mehreren Besuchen zu einer kompletten Tour verstanden, während sich das Routing auf die Abfolge der Besuche konzentriert. Das Hauptziel der Tourenplanung besteht darin, die Fahrtstrecke zu minimieren, die Zeit möglichst zu reduzieren und somit die Kosten zu senken. Damit die Tourenplanung zu dem gewünschten Erfolg führt, sollten die Fahrer jedoch auch eventuelle Staus und andere unvorhergesehene Ereignisse einkalkulieren, damit sie immer pünktlich bei ihren Kunden erscheinen.
Abhängig von der Branche und davon, ob es sich um Bestandskunden oder Neukunden handelt, dauern die Besuche unterschiedlich lang. Das bedeutet, dass die Anzahl der Kunden, die pro Tag besucht werden, variiert. Im Bereich der Anzeigenwerbung kommen Außendienstler ohne Voranmeldung und benötigen nur relativ wenig Zeit, um mit Ladenbesitzern oder Praxisbetreibern zu sprechen. Das bedeutet, dass sie im Durchschnitt zwischen 15 und 25 Besuche am Tag durchführen können. Pharmareferenten, die Artikel an Apotheken und Arztpraxen liefern, planen üblicherweise zwischen zehn und 15 Besuchen bei Fahrten innerhalb der Stadt bzw. fünf bis zehn Besuche in ländlichen Gebieten. Ihre einzelnen Besuche bleiben dabei häufig unter einer Viertelstunde. Für Außendienstler, die Industrieprodukte oder Investitionswaren verkaufen, gilt es, mehr Zeit für die Kunden einzuplanen. Die Termine werden im Voraus vereinbart und die Außendienstler sollten gerade bei größeren Unternehmen ausreichend früh erscheinen, denn auch der Weg vom Pförtner bis zum Gesprächspartner nimmt einige Zeit in Anspruch. Das Verkaufsgespräch selbst kann abhängig von der Branche, der Komplexität und der teilnehmenden Personen mehrere Stunden lang dauern. Dementsprechend ist es schwierig, nach einem solchen Termin einen weiteren Besuch zu planen. Eventuell schließt sich ein gemeinsames Essen an das Gespräch an, was die Intensität des Kontakts verstärkt und die Verkaufschancen deutlich erhöht. Einen solchen Termin frühzeitig abzubrechen könnte sich negativ auf den Erfolg niederschlagen. Dennoch ist es möglich, mit bestimmten Taktiken und einem optimal programmierten Tourenplaner bis zu drei oder vier solcher Termine pro Tag abzuarbeiten. Gerade wenn es um Besuche bei Neukunden geht, kann ein solches Gespräch jedoch auch den ganzen Tag in Anspruch nehmen.
Für eventuelle Notfälle oder Reklamationen lohnt es sich, einen gewissen Leerlauf einzuplanen. Auf diese Weise sichern sich die Außendienstler gegen zu viel Stress ab und können sich persönlich um ihre Kunden kümmern. Kurzfristige Terminänderungen bleiben dadurch folgenlos; außerdem bleibt ein wenig Freiraum für die Vorbereitung und Nachbereitung der Gesprächstermine. Wer im Außendienst arbeitet, rechnet üblicherweise damit, vier Tage pro Woche zu Kundenterminen unterwegs zu sein. Diese Besuchszeiten liegen im Allgemeinen zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr. Da jeder Mensch seine persönliche Lieblings-Arbeitszeit hat, zu der er sich am wohlsten fühlt, sollte der wichtigste Besuch zu diesem Zeitpunkt stattfinden. Direkt im Anschluss an einen Kundenbesuch kann der entsprechende Bericht angefertigt bzw. fertiggestellt werden, am besten direkt im Auto, bevor der Außendienstler zu seinem nächsten Termin aufbricht.
Die Herausforderung von Außendienstlern besteht vorrangig darin, ihre Termine perfekt zu koordinieren und aufmerksam auf jeden Kunden einzugehen. Dies wird durch eine innovative Tourenplanung ermöglicht, die sowohl die Fahrzeuge als auch die Mitarbeiter und Betriebsmittel zuordnet und zudem die verschiedenen Routen optimal sequenziert. Auf diese Weise werden Dispositionskosten gesenkt sowie Fahrstrecken und Zeiten verkürzt. Die intelligenten Planungssysteme arbeiten mit automatisierten Vorschlägen, sie berücksichtigen spezielle Zielvorgaben wie Besuchsfrequenz, Zielgruppen sowie geografische Daten. Durch die Sicherheit und Effektivität dieses Programms werden in der Folge die Ergebnisse des Außendienstes deutlich verbessert.
